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정보자유법 제46조에 의한 기록물관리에 관한 로드챈슬러시행령 - 영국


정보자유법 제46조에 의한 기록물관리에 관한 로드챈슬러시행령

Ⅰ. 개관

  1. 이 시행령(이하 “영”이라 한다)은 로드챈슬러(Lord Chancellor)의 의견으로 2000년의 정보자유법(Freedom of Information Act 2000)에 의한 공공기관의 기능의 수행과 관련하여 공공기관이 준수하여야 할 적합한 행위에 관한 지침을 제공한다. 이 영은 1958년의 공공기록물관리법(Public Records Act 1958)과 1923년의 공공기록물관리법(Public Records Act (NI) 1923)이 적용되는 기타의 기관에도 또한 이를 적용한다.

  2. 이 영은 정보자유법 제46조의 규정에 의하여 로드챈슬러의 직무에 관하여 규정한다.

  3. 정보자유에 관한 입법은 접근이 허가되는 기록물의 특성에 충실하여야 한다. 이러한 요구는 우선 신뢰할 수 있는 기록물이 생산되지 아니한 경우, 필요할 때 당해 기록물을 발견할 수 없는 경우 또는 당해 기록물의 보관 또는 폐기에 대한 준비가 충분하지 아니한 경우에는 거의 발생하지 아니한다. 따라서 모든 공공기관은 이 영의 지침에 따라야 한다.

  4. 이 영은 정보자유법의 규정에 대한 보충이다. 그러나 이 영은 공공기관이 정보자유법에 의한 직무를 수행하는데 도움을 줄 것이다. 이 영은 정보자유법에 대한 대체가 아니다. 공공기관은 정보자유법의 시행 또는 정보자유법의 개별사례에 대한 적용에 관한 일반적인 문제에 대하여 적합한 법적 자문을 구하여야 한다. 이 영은 정보자유법 제45조의 규정에 의한 시행령 및 정보자유법 제66조의 협의요건이 효력을 가지게 될 방법을 정한 양해각서에 의하여 보완된다.

  5. 정보위원은 정보자유법이 정하는 바에 의하여 공공기관으로 하여금 이 영을 준수하도록 노력한다. 정보위원은 정보자유법에 의한 공공기관의 기능의 수행에 관한 권한의 행사가 이 영이 정하는 바에 의하지 아니하는 것으로 인정하는 경우에는 동법 제48조의 규정에 의한 실행권고를 할 수 있다. 당해 실행권고는 서면으로 하여야 하며, 준수되지 아니하는 이 영의 규정 및 이 영의 준수를 촉진하기 위하여 정보위원의 의견으로 취하여지는 조치를 명시하여야 한다.

  6. 정보위원은 공공기관이 정보자유법이 규정하는 기능을 수행하는데 있어 이 영의 준수여부를 결정하는데 필요하다고 판단되는 정보가 있을 경우에는 동법 제51조의 규정에 의하여 당해 기관에 정보요구통지(information notice)를 통보할 수 있다. 당해 요구에 의하여 당해 통지에서 지정한 기간 안에 그렇게 지정된 양식으로 정보위원에게 이 시행령의 준수에 관한 정보를 제공하여야 한다.

  7. 정보요구통지에서는 정보위원이 요구한 특정 정보가 당해 기관의 이 시행령의 준수여부를 결정하는데 적절하다고 판단하는지 그 이유를 통보한다. 정보자유법 제57조에서 규정한 불복절차에 대한 내용도 포함되어야 한다.

  8. 기관이 이 영을 준수하지 않을 경우 1958년 및 1967년의 공공기록물관리법(Public Records Acts 1958 and 1967), 1962년의 지방정부기록물법(Local Government (Records) Act 1962), 1972년의 지방정부법(Local Government Act 1972), 1985년의 지방정부정보접근법(Local Government (Access to Information Act 1985) 및 기타 다른 기록물관리에 관한 법령에 위배되는 것이며 따라서 해당기관의 법정 의무를 위반하는 것이 될 수 도 있다는 것을 지적해야 한다.

  9. 1923년의 북아일랜드공공기록물관리법에서는 북아일랜드의 공공기관은 그들이 생산한 기록에 관한 제반 의무를 규정하고 기록들이 북아일랜드의 공공기록물관리청으로 이관되어 보존되도록 요구한다.

Ⅱ. 정보자유법의 주요 특징

  10. 정보자유법의 주요특징은 다음과 같다.

  가. 특정 조건과 공개의무 면제를 조건으로 공공기관이 보유하고 있는 정보에 접근할 수 있는 일반적 권리를 규정한다. 이러한 권리에는 30년 이상 된 역사적 기록에 관한 조항도 포함되어야 한다.

  나. 공개 면제대상 정보에 관련해서는 면제에도 불구하고 공개하지 아니하는 경우의 공익이 공개하는 경우의 공익보다 중요하지 않을 경우 해당 정보는 공개되어야 한다.

  다. 모든 공공기관은 정보의 공개에 관한 일정계획(publication scheme)을 수립하고 유지할 의무가 있으며 이 일정계획은 정보위원에 의해 인가된다. 기관은 기관의 공개계획에 따라 공개하여야 한다. 공개일정계획에는 다음사항이 특정되어야 한다.

  (1) 공공기관이 공개하거나 공개계획을 가지고 있는 정보의 종류

  (2) 공개하거나 공개계획하에 있는 정보의 각 종류별 간행

  (3) 정보의 수수료 부과 여부 

  (4) 권리를 강제할 광범위한 권한을 갖고 양질의 실무를 증진할 정보위원실과 정보심판소(Information Tribunal)의 신설

  (5) 로드챈슬러의 의무로서 특정 문제에 관한 지침제공을 위한 시행령 공포

  (6) 정보자유법이 정하는 바에 의하여 정보에 접근할 수 있는 새로운 권리와 공공기록물 관리체제의 조화를 위한 법규 공공기록물 관리체제의 수정

Ⅲ. 교육

  11. 공공기관이 전자문서를 포함하여 서면으로 주고받은 모든 정보는 정보자유법의 영향을 받으며, 대중이 정보 공개를 원하면 동법에 따라 처리되어야한다. 따라서 공공기관에 종사하는 모든 이들은 정보자유법의 규정 및 동법와 관련된 시행령 및 기타 양해각서와 정보위원이 발한 행동지침에 익숙해야한다. 기관은 적절한 교육을 제공해야한다.

  12. 교육을 계획하고 수행하는데 기관은 1992년의 환경정보규칙 및 성문화를 요구하지 아니하는 그 후속규정 등 정보공개에 영향을 끼치는 다른 규정을 인식하고 있어야 한다.

Ⅳ. 공공기록물관리법의 적용대상기관

  13. 이 영의 공공기록물의 관리와 이관에 관한 지침은 현행 기록물관리에 관한 법과 같은 맥락에서 판단되어야한다. 특히 1958년의 개정 공공기록물관리법은 공공기록을 생산한 기관에게 그 기록에 대한 책임을 부여하고 있다. 공공기록물관리청장(Keeper of Public Records) 역시 각 기관들이 이러한 임무를 이행하는지 감시해야한다. 1958년 및 1967년의 공공기록물관리법의 영향을 받는 기관들이 이 영을 준수하지 않을 경우 그것은 곧 위의 법을 위반하게 되는 것이라는 사실을 주지해야 한다.

  14. 1923년의 북아일랜드공공기록물관리법은 북아일랜드의 공공기관이 생산하고 북아일랜드의 기록물관리청(PRO)으로 이관하여 보존하는 일에 대해 기관이 담당해야 할 의무를 규정한다.

  15. 정보위원은 이 영의 준수를 촉구하는데 있어 1958년 및 1967년의 공공기록물관리법의 영향을 받는 기관에 대하여는 공공기록물관리청장과 협의하며, 1923년의 북아일랜드공공기록물관리법에 대해서는 북아일랜드의 공공기록물관리청장과 협의한다.

  16. 정보위원은 정보자유법에 의한 기능의 수행과 관련된 기관의 관행이 이 영과 적합하지 아니하다고 인정하는 경우에는 동법 제48조의 규정에 의한 이행권고를 발할 수 수 있다. 정보위원은 1958년 및 1967년의 공공기록물관리법과 1923년의 북아일랜드 공공기록물관리법의 준수대상기관에 권고를 발하기 전에 공공기록물관리청장이나 북아일랜드의 경우에는 북아일랜드의 공공기록물관리청장과 협의할 수 있다.

  17. 이 영의 내용은 북아일랜드의 공공기록물관리청장과 이미 합의하였다. 특히 제2편에서는 기록물을 공공기록물관리청, 1958년의 공공기록물관리법에 의한 공공기록물보존소 또는 북아일랜드의 공공기록물관리청에 이관하는 문제에 대해서, 적절한 시간 내에 효율적으로 심사하고 이관하는 방법을 규정하고 있다. ‘공공기록물(Public Records)’이라 함은 1998년의 웨일즈정부조직법 제116조 내지 제118조에 규정된 기록물을 말한다.

Ⅴ. 로드챈슬러의 공공기록물자문위원회 및 공공기록물관리청의 기능

  18. 로드챈슬러는 공공기록물을 심사하고 공공기록물자문위원회(이하 “자문위원회”라 한다)의 자문을 수용하여 지침을 발할 수 있다. 여기에는 자문위원회가 30년 이상 공개가 유보된 기밀사항을 공개하는 문제에 대하여 언제 공개함이 적절한지 판단되는 기간에 대한 내용도 포함될 수 있다. 북아일랜드는 이와 같은 경우 지침의 적용을 받는 관계 기관과 협의한 후 북아일랜드의 공공기록물관리청장이 지침을 발할 수 있다.

  19. 공공기록물관리청(PRO)은 자문위원회에 대하여 공공기록물에 관한 기관으로부터의 신청을 검토하거나 기관에 대한 지침을 준비를 지원할 수 있다. 북아일랜드에서는 북아일랜드의 공공기록물관리청이 기밀성심사단(Sensitivity Review Group)에게 이와 유사한 지원을 한다.

2000년의 정보자유법에 의한 공공기관의 기록물관리 및 공공기록물의 이관과 심사에 관한 시행령

(Code Of Practice
on
(1) The Management of Records by Public Authorities
and
(2) The Transfer and Review of Public Records under the Freedom of Information Act 2000)

  로드챈슬러(Lord Chancellor)는 정보위원(Information Commissioner) 및 북아일랜드의 관계장관과 협의하여 정보자유법(Freedom of Information Act) 제46조의 규정에 따라 다음의 시행령(Code of Practice)을 공포한다.
  정보자유법 제46조제6항의 규정에 의하여 2002년 11월 20일에 의회에 제출한다.

전문(Introduction)

제1조 이 영은 다음 각호의 사항을 규정함을 목적으로 한다.

  1. 1958년의 공공기록물관리법(Public Records Act 1958) 및 1923년의 북아일랜드공공기록물관리법(Public Records Act (NI) 1923)의 적용대상인 공공기관․단체가 기록물의 생산․보존․관리 및 폐기와 관련하여 따라야 할 사항

  2. 공공기록물관리기관(public record body)이 공공기록물을 심사하고 공공기록물을 공공기록물관리청(Public Record Office)․공공기록물보존소(places of deposit) 또는 북아일랜드의 공공기록물관리청(Public Record Office of Northern Ireland)에 이관함에 있어서 따라야 할 사항

제2조 이 영은 모든 기술적․물리적 형태의 기록물에 관하여 규정한다.

제3조 이 영의 제1편은 1958년의 공공기록물관리법 및 1923년의 북아일랜드공공기록물관리법의 적용대상인 공공기관․단체의 기록물의 관리체계를 규정하고 제2편은 공공기록물의 심사 및 이관에 관하여 규정한다. 자세한 지침은 발간된 기준에서 찾을 수 있다. 이 영의 목적에 대한 자세한 사항은 대부분 부속서 Ⅰ에서 규정한다.

제4조 이 영에서 사용하는 용어는 정보자유법에서 사용하는 용어와 동일한 의미를 가진다.

제1편 기록물관리

제5조 (기능상 책임) 기록물의 관리기능은 기관내에서 특정공동프로그램으로 승인되어야 하며, 그 효율성을 확보하기 위하여 필요한 수준의 조직적인 지원을 요구한다. 전자기록물을 포함하여 모든 형태의 기록물에 대하여는 그 기획 및 생산으로부터 처리까지의 기간 동안 연대책임을 부담하여야 한다. 책임과 목적 및 그 실현을 위한 수단은 명백하게 규정지어야 한다. 기록물관리책임자는 직접 책임을 부담하거나 정보자유․자료보호 기타 정보관리에 책임이 있는 자와 유기적인 관계를 유지하여야 한다.

제6조 (정책) 기관은 전자기록물을 포함한 기록물의 관리방법에 관한 총괄적인 정책서(policy statement)로서 최고관리자가 서명하고 전직원이 쉽게 이용할 수 있는 정책서를 적소에 비치하여야 한다.

제6조의2 정책서는 기록물․정보관리기능의 수행명령을 규정하여야 한다. 특히 정책서는 중요한 활동이 기재된 기록물을 생산․보존․관리하는 기관의 책임에 관하여 규정하여야 한다. 정책서는 기록물관리자의 역할 및 기관의 전략과의 관계, 기관의 기록물에 조치와 결정을 기재하고 기록물을 처리하는 개인의 책임을 포함하는 역할 및 책임, 지원기준․절차․지침의 체계 및 정책서와 그 지원기준․절차․지침의 준수를 감시하는 방법에 관하여 규정하여야 한다.

제6조의3 정책서는 3년에 1회 이상 정기적으로 이를 심사하여야 하며, 필요한 경우에는 수정하여 그 정당성을 유지하여야 한다.

제7조 (인력) 지정된 상급직원은 그 권한내에서 기록물관리에 대한 지휘책임을 진다. 당해 지휘임무는 공식적으로 이를 승인하고 공표하여야 한다.

제7조의2 기록물관리책임직원은 기록물관리프로그램의 목적을 달성하는데 필요한 적절한 지식과 기술을 갖추어야 한다. 기록물관리책임은 명시적으로 규정하여 업무분장서 또는 이와 유사한 문서에 기재하여야 한다.

제7조의3 조직의 인력정책 및 관행에 따라 우수한 능력을 가진 직원을 채용․보유하여야 하여, 다음과 같이 적절하게 기록물관리기능을 지원하여야 한다.

  1. 기록물관리기능을 그 모든 활동에 걸쳐서 유지할 수 있게 하는 적절한 자원의 제공

  2. 자격기준(competency framework) 등 기록물 및 정보의 관리에 요구되는 지식․기술․자격을 확인하기 위한 방안의 강구 및 관리

  3. 실질적인 수용 및 복종을 확보하기 위한 기록관리의무를 지는 직위의 선정기준에 관한 정기적인 심사

  4. 훈련의 필요에 관한 정기적인 분석

  5. 기록물관리의무를 지는 직원의 직업개발프로그램의 수립

  6. 모든 신임 직원의 전수훈련프로그램에 기록물의 현안에 관한 토론 및 실무 포함

제8조 (적극적인 기록물의 관리) (기록물의 생산) 기관은 각 활동․업무단위별로 그 활동을 문서화하기 위한 적절한 시스템을 갖추어야 한다. 당해 시스템은 기관의 업무수행과 관련된 입법․규제환경을 고려하여야 한다.

제8조의2 업무활동에 관한 기록물은 직원 및 업무승계자가 그 책임과 관련된 적절한 조치로서 다음 각호에 해당하는 조치를 취할 수 있을 정도로 완전하고 정확하여야 한다.

  1. 인가받은 자가 하는 업무감사 또는 조사를 원활하게 하기 위한 조치

  2. 기관․이해관계인 기타 기관의 조치에 영향을 받는 자의 법적 권리 및 기타의 권리를 보호하기 위한 조치

  3. 기록물로부터 파생된 증거가 확실하고 권위있게 보일 정도로 당해 기록물의 진정성을 제고하기 위한 조치

제8조의3 기관이 생산한 기록물은 당해 기관이 정보의 신속하고 쉬운 검색으로부터 최대의 이익을 얻을 수 있는 기록물보존시스템에 정리하여야 한다.

제8조의4 (기록물의 보존) 효과적인 기록물관리프로그램의 설치․유지는 기록물이 보유하고 있는 내용, 기록물에 접근할 수 있는 방식 및 조직적 기능과 기로물의 관계에 관한 이해여하에 따라 결정된다. 정보의 검사 또는 기록물의 심사는 당해 요건을 입증할 수 있으며, 기록물의 관리에 도움이 되고 기록물평가․처리절차를 수립하는데 유용한 자료를 제공한다.

제8조의5 문서기록물․전자기록물보존시스템에는 당해 시스템․기록물을 이해하고 효율적으로 운영할 수 있게 하며 당해 기록물의 효과적인 관리를 위한 행정적인 환경을 제공하는 메타데이터(해설․전문자료)가 포함되어야 한다.

제8조의6 문서기록물인지 전자기록물인지의 여부를 불문하고 기록물보존시스템에는 기록물의 참고표․제목․색인 및 보안표지에 관한 규칙이 포함되어야 한다. 당해 규칙은 이해하기 쉬워야하고 정보를 효율적으로 검색할 수 있게 하여야 한다.

제8조의7 (기록물의 관리) 기록물의 이동 및 소재는 기록물의 쉬운 검색, 현안의 처리 및 기록물처리의 심사단서를 확보할 수 있도록 이를 관리하여야 한다.

제8조의8 기록물보존시설은 청결하고 깨끗하여야 하며, 기록물의 손상을 방지할 수 있어야한다. 기록물에 사용되는 설비는 인가되지 아니한 접근으로부터 안전하고 방화규칙에 따른 저장으로서 사용의 횟수에 상응하는 정보에 대한 최대접근가능성을 허용하는 저장을 가능하게 하여야 한다. 기록물이 현 업무의 수행에 필요하지 아니한 경우에는 사무실보다는 지정된 기록물센터에 배치하는 것이 더 경제적이고 효율적인 보관방법이다. 기록물처리절차에는 중요정보의 보존필요성이 충분히 고려되어야 한다.

제8조의9 긴급복구계획 또는 업무복구계획에 따라 기관의 계속적인 기능수행에 필수적인 기록물은 이를 적절히 보호하여야 한다.

제9조 (처리계획) 기록물이 기록물보존소로 이관되거나 폐기되는 때에 그 수명의 종지부라고 정의된 기록물의 처리를 기관이 공식적으로 채택하여 명백하게 확정한 정책으로서 정당하게 인가받은 직원이 집행하는 정책에 따라 수행하는 것은 정보자유법에 따라서 특히 중요하다.

제9조의2 (기록물의 폐기) 기록물이 참조의 목적 이외에는 실제로 사용되고 있지 아니하면 이를 폐기하여야 한다. 일반적으로 파일은 5년이 경과한 날에 이를 폐기하여야 하며, 계속 사용하고자 하는 경우에는 후속파일을 생산하여야 한다. 문서기록물파일 또는 전자기록물폴더의 폐기는 당해 기록물뿐만 아니라 당해 파일․폴더의 색인 또는 데이터베이스에 이를 표시하여야 한다. 예정된 전자기록물의 처리에 관한 정보는 가능한 경우에는 당해 기록물을 생산한 당시의 메타데이터에 이를 포함하여야 한다.

제9조의3 처리가 예정된 폐기기록물의 보관은 일반적으로 인정된 환경, 보안 및 물리적 구성에 관한 기준에 따라야 한다.

제9조의4 (평가계획 및 문서화) 기록물 처분 정책을 효율적으로 만들고, 정보자유법의 적용을 받아 정보를 제공하는 기관을 위해, 기관은 관리 감사와 처분 의사결정기록을 위한 시스템을 갖추고 있어야한다. 처분을 앞둔 기록물의 분량과 기록물의 평가하는데 소요되는 시간과, 처분과 평가를 연기함으로 따르는 위험을 평가하는 것은 기관의 자원계획과 작업진행에 도움이 되는 정보를 지원하게 될 것이다.

제9조의5 문서시스템 평가는 기록물을 평가하고 처분하는 데 일관성을 부여 할 것이다. 이 시스템은 어떤 기록물이 처분되어야하는지, 그리고 처분을 할 기관은 어디인지와 언제 처분되어야하는 지를  보여줘야 한다. 기록물의 입법 조항이나 기능적 내용, 물리적 배열과 같은 배경이 되는 정보를 제공해야한다. 이런 정보는 보존하기로 선별된 기록물을 컨텍스트에 포함하는데 귀중한 자료가 되며 차후의 기록물관리관이 선별정책에 정보를 제공하게 될 것이다.

제9조의6 (기록선정) 각 기관은 어떤 기록물이 영구보존 될 가능성이 있는지, 다른 기록물은 얼마나 오래 보유해야 하는 지에 대한 선별 정책을 일관되게 유지해야한다. 이런 정책은 생산된 모든 기록물에 대한 처분 계획에 의해 지원되고 연관이 있다. 계획은 일련의 수집물을 근거로 계획되어야하며, 몇년후에 검사, 몇년 후에 처분 등 적절한 처분방법을 지정해야한다.

제9조의7 영구보존할 것으로 선별된 기록물과, 기관이 더 이상 현용하지 않는 기록물은 충분한 보관 장소가 확보되고 공중이 접근할 수 있는 시설을 갖춘 보관소에 이관해야한다.

제9조의8 영구보존하지 않는 기록물과 기관의 수명이 다한 기록물은 비밀유지 등급이나 기록물에 표시된 보안 표시에 따라 적절히 처분해야 한다. 기록물의 내용과 설명, 처분일을 기록한 기록물은 기록물 관리자가 유지하고 보존한다. 처분계획은 기록물에 따라 계획되어야 한다.

제9조의9 처분이 예정된 기록물을 요청하면, 공개될 때까지 또는 기관이 공개하지 않을 것을 결정할 때까지 그 문제에 대한 이의 제기나 항소 절차가 종료 될 때까지 처분하지 말아야한다.

제10조 (전자기록물의 관리) 전자기록물관리의 가장 중요한 문제는 다른 기록물관리와 동일하다. 예를 들어 기록물을 생산하고 추적하고 처분하는 것이 포함 된다. 그러나 전자기록물의 환경에서는 방법은 다르다.

제10조의2 전자기록물을 효과적으로 보존하기 위하여는 다음 각호에 해당하는 요건이 충족되어야 한다.

  1. 전자기록물의 성질에 대한 명확한 이해

  2. 기록물보존시스템의 일부로서 업무처리과정을 문서화하는데 필요한 기록물 및 메타데이터의 생산

  3. 기록물이 논리적으로 분류될 수 있는 폴더의 구조유지

  4. 전자기록물의 무결성의 안전한 보존

  5. 필요한 기간동안 전자기록물에 대한 접근 및 그 이용(시스템과 교차하여 기록물이 이동한 경우를 포함한다)

  6. 보존절차를 포함한 적합한 처리절차의 적용

  7. 다양한 환경에서 참조용 전자기록물을 그에 대응하는 문서기록물에 교차시키는 능력
제10조의3 (전자기록물의 관리) 전자기록물관리시스템에서 일반적으로 필요한 것은 1999 공공기록물관리법의 전자기록물 관리시스템의 기능적 필요요건에 규정되어있다. 기관은 이 것을 기본으로 각자의 환경에 맞게 응용하도록 독려된다.

제10조의4 (전자기록물의 관리) 모든 전자정보와 문서에는 추적 장치가 있어야한다. 보안이 유지 되려면, 권한 있는 사람의 감시를 받아야한다. 정보관리의 기본 원칙은 미리 기간을 정하여 정기적으로 감사를 받을 것을 권고한다.

제10조의5 (전자기록물의 관리) 기관은 전자적으로 저장된 정보로서 특히 증거로 요구될 수 있는 기록물의 법적허용성 및 증거능력에 관한 시행령(BSI DISC PD0008 - A Code of Practice for Legal Admissibility and Evidential Weight of Information Stored Electronically (2nd edn) - especially for those records likely to be required as evidence)의 규정을 준수하려고 노력하여야 한다.

제2편 공공기록물의 심사 및 이관

제11조 이 부분은 기관이 기록물은 심사하고 이관하는 일을 적절한 시간 내에 효율적으로 하기 위해 준수해야할 사항에 관한 것이다. 따라서 1958과 1967의 공공기록물관리법에 해당되는 기관에만 적용된다. 제2편의 일반적 목적은 공공기록물관리청과 북아일랜드의 공공기록물관리청 및 기타 정보자유법의 영향력에 속하는 공기관의 업무수행에 도움이 되고자 함이다.

제11조의2 공공기록물관리법 하에서 보존하려고 선별된 기록물은 공공기록물관리청이나 로드챈슬러가 지정하는 장소 중 한 곳으로 이관할 수 있다. 이 령은 이런 종류의 모든 이관에 적용된다. 어떤 기록물이 이관되어도 괜찮은지, 북아일랜드와 관계된 UK의 공공기록물의 처분에 대해서는 공공기록물 수집정책 (Public Record Office Acquisition Policy 1998)과 공공기록물 처분정책(Public Record Office Disposition Policy 2000)을 참고하라.

제11조의3 대중에게 발행하기위해 기록물을 심사할 때 기관은 자유정보법에 따라 공공기록물이 가능한 한 조속히 대중에게 공개되도록 한다.

제11조의4 공공기록물을 생산한 기관 기타 당해 공공기록물에 책임이 있는 기관은 다음 각호의 사항을 결정하기 위한 효과적인 제도를 운영하여야 한다. 당해 제도는 공공기록물관리청 또는 북아일랜드의 경우에는 당해 공공기록물관리청과 북아일랜드의 공공기록물관리청의 지휘하에 이를 수립․운영하여야 한다. 공개를 위한 기록물에 관한 심사의 목적 및 제도는 이하에서 상세히 기술한다.

  1. 기록물의 영구보존여부

  2. 기록물의 공개여부

제11조의5 기관은 공개를 위한 기록물에 관한 심사를 함에 있어서 다음 각호에 해당하는 요건을 준수하여야 한다.

  1. 로드챈슬러가 30년을 초과하여 보존하도록 인가하지 아니하는 한 당해 기록물은 30년이 되는 때까지는 이를 공공기록물관리청으로 이관하여야 한다(1958년의 공공기록물관리법 제3조제4항 참조). 공공기록물관리청과 합의하는 경우에는 당해 기록물은 30년이 되기 전에도 이를 이관․공개할 수 있다.

  2. 영구보존 및 공개를 위한 기록물에 관한 심사는 당해 기록물이 30년이 되기 전에 실시하여야 한다.

  3. 북아일랜드의 경우에는 1923년의 북아일랜드공공기록물관리법에 의하여 공공기록물이 20년이 되는 때에 이를 북아일랜드의 공공기록물관리청으로 이관한다.

제11조의6 공공기록물관리청, 1958년의 공공기록물관리법 제4조의 규정에 의하여 지정된 공공기록물보존소 또는 북아일랜드의 공공기록물관리청으로 이관대상인 기록물의 경우에는 공개를 위한 당해 기록물에 관한 심사의 목적은 다음과 같다.

  1. 정보자유법의 제외규정이 적용되지 아니하여 이관시에 어떤 정보를 대중으로 하여금 이용할 수 있게 하여야 하는지에 대한 검토

  2. 정보자유법의 제외규정이 적용되지 아니하여 30년이 되는 정보중 어떤 정보를 대중으로 하여금 이용할 수 있게 하여야 하는지에 대한 검토

  3. 정보자유법의 제외규정의 적용에도 불구하고 당해 정보의 공개여부에 대한 검토

  4. 정보자유법의 규정에 의하여 어떤 정보를 계속 보호하여야 하는지에 대한 검토

제11조의7 심사의 결과 기관이 정보자유법의 규정에 의하여 공개하여서는 아니된다고 인정하는 특정정보를 확인한 경우 기관은 당해 정보를 정확하게 확인할 수 있고, 관계제외규정을 열거하고, 정보의 비공개사유를 명시하고, 적절한 공개일 또는 공개를 재검토하여야 하는 날을 확인할 수 있는 표(schedule)를 작성하여야 한다. 당해 정보가 정보자유법 제39조의 제외규정이 적용되는 환경에 관한 정보인 경우 당해 표에는 환경정보에관한규칙(Environmental Information Regulations)의 관계제외규정이 열거되어야 한다. 당해 표는 정보를 포함하는 기록물이 30년(공공기록물관리청의 경우) 또는 20년(북아일랜드의 공공기록물관리청의 경우)이 되기 이전의 이관 전에 공공기록물관리청 또는 북아일랜드의 경우에는 북아일랜드의 공공기록물관리청에 이를 제출하여야 한다. 기관은 국가기밀정보가 말소된 경우에는 당해 기록물의 해당부분의 공개여부에 관하여 검토하여야 한다.

제11조의8  제11조의7의 규정에 의한 표는 심사 및 자문을 위하여 공공기록물관리청에 이를 제출하여야 한다. 30년을 초과하여 기록물을 보류하는 경우에는 자문위원회가 검토하여야 한다. 자문위원회는 다음 각호에 해당하는 답변을 할 수 있다. 북아일랜드의 경우에는 표를 다른 부서의 대표로 구성되는 기밀성심사단에 제출하여야 하는 별도의 행정제도가 있다. 기밀성심사단은 기록물공개의 타당성 등에 관하여 공공기관에게 자문하는 기능을 수행한다.

  1. 30년을 초과하는 정보보류의 승인 및 기관이 확인한 날에 공개하여야 하거나 재심사하여야 하는 기록물의 지정

  2. 기관으로 하여금 지정된 공개일 또는 재심사일을 재검토하라고 하는 부관이 첨부된 30년을 초과하는 정보보류의 승인

  3. 정보를 30년을 초과하여 보류할 수 있다고 보는 근거에 대한 이의제기 및 기관에 대한 당해 보류의 재검토요구

  4. 특정사안에 관하여 기관으로부터 받은 답변이 만족스럽지 아니한 경우에는 로드챈슬러에 대한 자문제공

  5. 기타 공공기록물관리법이 정하는 바에 의한 기능내에서 적합하다고 인정하는 조치

제11조의9  이 영에서 규정한 어떤 조치도 정보자유법에 의한 접근권에 영향을 미치지 아니한다. 공공기록물에 포함된 정보를 공공기록물관리청, 1958년의 공공기록물관리법 제4조의 규정에 의하여 지정된 공공기록물보존소 또는 북아일랜드의 공공기록물관리청으로 이관하라는 요구는 정보자유법이 정하는 바에 의하여 사례별로 이를 처리하여야 한다.

제11조의10 공공기록물관리청이나, 30년 미만 기록물을 보관하는 장소로 이관할 때 면제 규정이 없는 한 기록물을 즉시 공개하는 경우, 기록물을 이관하는 부서나 부처가 주관해야 하는데, 이를 규정하는 정형화된 양식은 없다.

제11조의11  기록물은 정보자유법 제63조의 규정에 의하여 면제가 적용되지 아니하는 경우에는 정보자유법 제63조의 적용이 중지되면 기록물은 일정에서 정한 날짜에 자동적으로 대중에게 공개된다. 다른 경우에는 만약 기관이 정보자유법에 의하여 정보를 장기간 보유하고자하는 경우, 기밀정보에 대해서는 자세히 설명하는 설명서를 제출한다. 이 전의 계획서에서 정한 기간이 만료되기 전에 실시해야한다. 공공기록물관리청과 자문위원회는 제11조의8의 규정에 의하여 계획을 심사해야한다. 북아일랜드에서는 정해진 기간을 연장하려면 장관의 동의가 필요하다.

제11조의12  기관은 기록물을 심사함에 있어서 1958년의 공공기록물관리법 제3조제4항의 규정에 의하여 당해 기록물이 30년이 된 이후에도 소속부서에서 보관하기에 적합한 기록물인가를 확인할 수 있다. 심사 및 자문을 위하여 신청서를 공공기록물관리청에 제출하여야 한다. 30년을 초과하여 보유하는 경우에는 자문위원회가 검토하여야 한다. 자문위원회는 로드챈슬러가 모든 범주의 기록물의 보관에 대하여 영구적으로 인가하지 아니하는 한 개별 기록물의 보관에 대하여 검토하여야 한다. 자문위원회는 정부백서(White Paper Open Government (Cm 2290, 1993)) 제9장의 지침 또는 보관에 관한 정부정책의 후속수정을 기초로 당해 신청에 대하여 검토하여야 한다.

 

 

 

 


 

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